Auftragsmanagement im kleinen Betrieb umsetzen?, Auftragsabwicklung

Hallo!
Da wir uns Zertifizeiren wollen (müssen). Stehen da so einige Probleme an.

Da wir (kleiner Zerspanungsdienstleister - 5 Mann) sind, suchen wir nun eine Möglichkeit unseren Betrieb einigermaßen auf papier zu bringen.

Bis jetzt macht der Chef alles im Kopf. Sprich wir bekommen ein Fax oder ähnliches zugeschickt und und besoregn Material ober bekommen es zugestellt.

Dokumentiert wird aber bislang noch nichts. Das einzige was wir haben sind die Rechnungen die mit den Aufträgen abgelegt werden.

Was wir barcuhen ist eine Lösung von Anfang bis Ende. d.h. Anfrage-Angebot-Auftrag-Materialbeschaffung-Fertigung-Lieferung-Rechnung.

Wie bekommt mann sowas am einfachsten gehandhabt. Uns ist es wichtig das es so einfach wie möglich ist und dennoch zu 100% nachvollzeihbar ist -> wann wer was wo gemacht hat.

Daher meine frage wie wird sowas in eurem Betrieb gehandhabt?

Hallo,

dafür gibt es Auftragsabwicklungssysteme!

schau mal unter http://www.softguide.de/software/erp.htm

gruß

Michael

gibt es hier besonders gute und und vorallem einfache systeme da unser chef bis heute noch keinen Computer nutzt ist das sicher eine recht schwierige sache und sollte daher recht einfach sein.

Bei uns habe ich das selber programmiert.
Access ist da eine sehr gute Anwendungsumgebung.

Vom Angebot über Auftrag, Lieferschein bis zur Rechnung. Dateien (Faxe kommen als PDF, Cad-Dateien, Bilder, CNC-Programme) können mit an den Auftrag gehangen werden. Ebenso Verfolgung offener Posten und Zahlungseingänge.
Das einzige was mir fehlt ist die Materialbeschaffung. Da bei uns aber nur 2,5 Leute arbeiten ist das eine so geringe Menge, daß es da überhaupt keine Probleme gibt.

Ihr solltet Euch überlegen wieviel Geld Ihr in die Hand nehmen wollt. Es gibt viele preiswerte Programme, die viele Funktionen bieten, wovon Du allerdings nur 10% nutzt. Dafür fehlen Dir aber 6-7 Funktionen die Ihr benötigt, die das Programm aber nicht kann.
Oder Ihr laßt Euch etwas entwickeln, was genau auf Eure Anforderungen zugeschnitten ist. Dann redet man aber in der Regel über einen 4-5 stelligen Euro-Betrag...

Viel Erfolg bei der Auswahl,
Volker

hi kannst du mir mal beschreiben wie das dann im einzelnen bei euch abläuft.
z.b.

anfrage vom kunden kommt und wird bearbeitet -> wird in ein formular eingetargen .....

einfach mal jeden einzelnen arbeitsschritt auflisten. das wäre nett um sich da einfach mal einen kelinen ablauf vorstellen zu können.

da die anschaffung einer software wohl unumgänglich sein wird werde ich magels zeitgründen wohl eht auf ein fertiges produckt zurückgreifen müssen.

gibt es denn auch brauchbare software die man auch einsetzten kann ohne stdieren zu müssen.

PS: danke MiBü für die liste von anbietern ich werde mir mal den ein oder anderen ansehen aber bei der menge wäre nett wenn man das evt. auch etwas einschränken könnte.

Zertifizieren heißt das es im Betrieb geregelte Abläufe ( prozesse gibt )

Auftrag Eingang
Formular Auftragseingang abarbeiten
Neukunde = Bonitätscheck

Servus,

also von den Programmen in der Liste kenne ich persönlich nur
Eulanda, das wurde in meinem alten Betrieb genutzt, ist günstig und war (wohl) ausreichend.
In der Liste sind einige mit "kostenlose Demoversion" gekennzeichnet, das solltest Du Dir eventuell mal anschauen.
Ohne PC-Kentnisse wird Dein Chef aber so oder so, erstmal "Probleme" haben.
Und (natürlich auch Durch Die zertifizierung bedingt) muss es dann konsequent durchgezogen werden!!

mfg Michael


P.S.: falls ich noch was über andere Systeme hör informier ich Dich! (ich kenn da wen der kennt sich ein wenig aus)

Sorry hatte zu schnell ge"entert" im letzten Beitrag....

Also :

Zertifizieren heißt das es im Betrieb geregelte Abläufe ( prozesse gibt )

Auftrag Eingang

Formular Auftragseingang abarbeiten
-- Neukunde = Bonitätscheck erforderlich ?
-- ist der Auftrag technisch realisierbar ?
-- terminlich realisierbar ?
wenn alles erfüllt dann weiter, wenn nein dann erst erfüllen oder absagen

Formular Auftragsbestätigung erstellen
-- ist die Zeichnung eindeutig ?
-- Hat der Kunde noch Schulden offen ?
-- Sind seine Einkaufsbedingungen o.k. ?
-- Auftragsbestätigung versenden mit Liefertermin, Lieferanschrift, Werkstoff, Leistungsbeschreibung, Bestellnummer und Datum des Kunden......

Arbeitsvorbereitung
-- sind alle Werkzeuge vorhanden bzw. bestellt?
-- sind alle Meßmittel vorhanden bzw. bestellt?
-- auftrag in den Projektplaner ( Terminplaner ) eingetragen ?
-- Material bestellt ?
-- Nachunternehmerleistungen bestellt und bestätigt ?
-- Technologie erstellt ?
-- muß CAM-Programm ausgeben werden ?
-- Prüfprotokoll erstellt ?
Für alle Bestellungen sind Auftragsbestätigungen anzufordern bzw. per Wiedervorlage die Termingerechte Beistellung zu prüfen !

..........


Für das alles kann man auch Karteikartensysteme verwenden, aber Rechner geht halt besser.
Mit Office kann man Termine verwalten, mit Word und Excel das übrige erschlagen.

Wichtig ist, daß Ihr Euren Betrieb in die Iso prügelt und nicht die Iso in Euren Betrieb reindrückt

Ich habe mich damals mit meinem Zertifizierer aufs MEsser gestritten mit der Prüfmittelüberwachung.
Am liebsten jedes Jahr jedes Meßmittel zur Überwachung schicken.
Aber wir haben keinen Goldesel im Keller.

Wer ein Höhenmeßgerät hat und einen Bezug zum akkreditierten Unternehmen X, kann seine Messmittel selbst prüfen. Man muß halt nur in einem selbst festgelegten Abstand ( z.B. 1x jährlich ) das Kalibriernormal des Höhenmeßgerätes prüfen lassen. Also ein wirklich überschaubarer Betrag.

mfg
tobias

zertifizierung ist halt sone sache. im prinzip läuft die bude ja. auch gibt es ahlt geregelte abläufe -> nur genau diese werden ja bei uns nicht alle Dokumentiert -> weil keiner zeit für sowas hat und der chef damit auch nix zu tun haben möchte.

nun müssen wir uns aber zertifizieren um auch am ball zu bleiben. ich soll mich jetzt damit auseinader setzten und ein solches system im betrieb einführen und auch die zertifizierung managen ...

Der Beitrag wurde von zenturion bearbeitet: 11.03.2007, 19:16 Uhr

Hi,

hier diese firma hat einen komplett paket auch recht günstig

www.sps-moitin.de das paket heist auftrax


mfg

Wo du noch schauen kannst ist bei :

Auftragsverwaltung

Dort gibt es sämtliche vorgestellt Software auch als Demo.


Kleine Frage am rande, wollt ihr die Zertifizierungsvorbereitungen alleine machen ?
Also wir haben uns voriges Jahr Zertifizieren lassen und unser Überwachungsaudit ist im Juli, wir hatten einen Externen Berater für sowas, den möchte ich nicht mehr missen, sonst wäre das bei uns voll in die Hose gegangen.
Der sieht unter umständen sachen die man selber gar nicht sieht oder nie daran gedacht hätte.


Gruss Michael

Das geht nur, wenn man sich vorher mal schulen läßt. Erste Informationen kann man sich im Internet besorgen.
(z.B. http://www.dnv.de/zertifizierung/zertifizi...itung/index.asp )

Aber an einer externen Schulung kommt man nicht vorbei.

Zertifizieren heißt im übrigen nicht, auf Teufel komm raus Software einführen, sondern Abläufe definieren und dokumentieren. Das kann dann im Ergebnis dazu führen, daß Software beschafft werden muß, aber nicht andersrum.

Der Beitrag wurde von Dainty Davy bearbeitet: 12.03.2007, 08:09 Uhr

@Zenturion:
Wollt Ihr oder müßt Ihr Euch zertifizieren lassen?
Wir hatten bei Firmengründung auch die Anforderung einiger (teilweise sehr großer und internationaler) Kunden, daß wir unbedingt Zertifiziert sein müßten. Wir sind es bis heute nicht und genau die Kunden bestellen lieber denn je bei uns...
Qualität und Zuverlässigkeit erreicht man nicht durch 'ne Zertifizierung.

Ansonsten: Die Zertifizierung erfordert nicht unbedingt den Einsatz einer Software. Allerdings kann die Software dabei wesentlich unterstützen.

Bei uns läuft das so ab:
Wir bekommen die Anfrage (selten) / Bestellung i.d.R. per Fax. Wir legen ein/en Angebot/Auftrag mit den Positionen an (bei einem Kunden - der uns den Auftrag mailt - lege ich den automatisch in der Datenbank an). Im Falle des Angebotes wird dieses dem Kunden gefaxt/gemailt. Dies wird in der Datenbank festgehalten.
Gefällt dem Kunden das Angebot und er macht daraus eine Bestellung, so wird bei uns mit einem Knopfdruck aus dem Angebot ein Auftrag.
Wird eine Position fertig, so wird diese im Auftrag abgehakt. Dabei wird der Fertigstellungszeitpunkt erfaßt und die gebrauchte Zeit abgefragt.
Sind entsprechende Positionen fertig wird ein Lieferschein erstellt. Dies ist auch nicht mehr als ein Knopfdruck. In der Regel wird gleichzeitig die Rechnung ausgedruckt (ebenfalls ein Knopfdruck). Damit steht der Auftrag in der offenen Posten Liste.
Wird der Betrag überwiesen, wird der Auftrag als kaufmännisch erledigt gekennzeichnet.

Außerdem gibt es diverse Übersichten. Ich kann mir zu jedem Kunden erledigte/offene Aufträge wie auch Angebote anschauen. Desweiteren mache ich natürlich Auswertungen à la Umsatz je Kunde, Umsatz je Monat, etc. Somit haben wir dauernd den Überblick wie die augenblickliche Lage ist.

Wichtig war für uns:
- Mehr als eine Anschrift pro Kunde (z.B. Lieferanschrift und
Rechnungsanschrift)
- einfache Bedienung (Chefin hatte vorher nichts mit PCs zu tun...)
- preiswert (Eigenentwicklung in Freizeit - kann man also nicht wirklich finanziell bewerten)
- wenig Aufwand bei Dateneingabe
- flexibel und erweiterbar


Ein paar Dinge, die entscheidend sind:
- Braucht Ihr eine eigene Artikelverwaltung? Habt ihr eigene Artikel/Produkte oder macht ihr nur Lohnfertigung?
- Habt Ihr unterschiedliche Einheiten für Abrechnung (Preis pro Teil, Preis pro Mannstunde, Preis pro Maschinenstunde, kg, etc...)?
- wollt Ihr darüber auch ein einfaches "Dokumentenmanagement" machen?
- Wie viele Leute müssen bei Euch damit (gleichzeitig) arbeiten? Ist eine Userverwaltung (inklusive unterschiedlicher Rollen/Rechte notwendig)?
- Wollt Ihr darüber auch Zeiterfassung machen? Das betrifft sowohl einfache Zeiten wie Mitarbeiteranwesenheit, Urlaub, Krankheit, etc. als auch Zeiterfassung pro Maschine und Teil mit evtl. automatischen Rückmeldungen.

Du siehst, man kann vieles machen - die Frage ist, ob man das braucht/möchte und ob man die Grundlagen dafür hat.

Gruß,
Volker

Wenn das Thema auch ETWAS schon in die Jahre gekommen ist...

Da ich auf dem board unter herkoemlichen Suchbegriffen nicht mehr als 2 threats ausgraben konnte und nicht unbedingt einenneuen starten will.
Thema ist: kaufmaennsiche / ERP / etc / Loesung ( also ein sagen wir..rundrumsorglospaket)
Meine Frage: ich suche fuer einen Neustarter, der ERP-umgebung gewohnt ist und sich doch nun verselbststaendigt eine
" brauchbare" Loesung in diesem Segment,
Er wird auch nicht auf 10 Mann mutieren oder wenn, dann waere das in irgendwann...und sicherlich auch die max. Anzahl
Und sicherlich ist bei einem Neustarter ALLES eine Budgetfrage.
In diesem Rahmen stiess ich auf das Produkt:
AFPOS 8.0 von Herr Stegemann.
Es sieht lt. Vorstellung ja fuer diese Angelenheit eigentlich "sehr" passabel aus.
Arbeit zufaellig jemand von Euch damit und kann mir sio ein bischen
grob bestaetigen, ob sich ...ich sags mal platt...der Aufbau lohnt?
Bereich ist Lohnfertigung / Sonderanfertigung ...im wesentlich Metall


Fuer sachdienliche Hinweise bedanke ich mich schon einmal im Voraus.

Der Beitrag wurde von Lipp bearbeitet: 16.10.2015, 12:16 Uhr