Karriere als Ingenieur - Erfolgstipp #04, mehr Wahrnehmung, Wertschätzung und Anerkennung erreichen

Überraschend einfache Methode um effektiver durch den Alltag zu kommen

Liebe Community

Heute möchte ich mit euch über das Thema Priorisierung sprechen. Oftmals haben wir viele Aufgaben im Job zeitgleich. Vieles bekommt man "von oben" auf den Tisch und einiges nimmt man sich vielleicht auch selbst vor. Das zeitgleiche Jonglieren verschiedener komplexer Aufgaben ist schwierig. Nicht selten hat man das Gefühl, dass eigentlich wichtige Dinge auf der Strecke bleiben. Hierzu möchte ich folgende Anekdote erzählen:

Ein Professor hielt einst vor Top-Managern eine Vorlesung über sinnvolle Zeitplanung. Er führte daraufhin ein kleines Experiment durch und stellte hierzu einen großen Glaskrug auf das Pult, welchen er etwa mit einem Dutzend großen Kieselsteinen bis an den Rand auffüllte. Schließlich fragte er die Manager, ob der Krug nun voll sei und man antwortete ihm einstimmig mit „Ja“. Daraufhin befüllte er die noch freien Stellen im Krug mit kleineren Kieselsteinen und fragte erneut, ob der Krug nun voll sei, worauf er mehrheitlich die Antwort „Wahrscheinlich nicht“ erhielt. Infolgedessen kippte der Professor zunächst Sand in den Krug und füllte diesen im Anschluss auch noch bis zum Rand mit Wasser. Zuguterletzt fragte er seine Zuhörer, was sie Wichtiges aus diesem Experiment lernen konnten. Ein selbstsicherer Manager meinte schließlich: „Dass wir immer noch etwas einschieben können, wenn wir es wirklich wollen – selbst wenn unser Terminkalender schon bis zum Rand voll zu sein scheint?“. Der Professor schüttelte daraufhin entrüstet den Kopf und entgegnete: „Entscheidend ist dies: Wenn Sie die großen Kieselsteine nicht zuerst in den Krug legen, werden Sie später niemals alles hineinbekommen“!

Die Geschichte enthält eine wichtige Botschaft zum Thema Priorisierung. Wir versinken nur zu leicht im "beschäftigt sein" ohne über die Tätigkeit, der wir nachgehen, zu reflektieren. Doch ab und an die Helikopter-Perspektive einzunehmen lohnt sich (#Achtsamkeit).

Ja ist ja schön und gut - aber wie hilft das nun konkret!? Wie im Erfolgstipp #03 bereits kurz erwähnt, bin ich Fan der Eisenhower-Methode. Diese möchte ich euch gern vorstellen. Sie ist meiner Meinung nach ein mächtiges Werkzeug, um Ordnung in die täglichen Aufgaben zu bekommen.

Nach der Eisenhower-Methode ordnen man Aufgaben nach genau zwei Kategorien: Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Es ergibt sich hieraus eine Vier-Feld-Matrix A-D, wie unten dargestellt. Lass uns das einmal genauer anschauen.

A – wichtig + dringlich --> zeitnah erledigen
B – wichtig + nicht dringling --> einplanen
C – unwichtig + dringlich --> niedrig priorisieren
D – unwichtig + nicht dringlich --> nicht bearbeiten

Feld A: Hier werden wichtige und dringende Tätigkeiten erfasst. Um diese kommt man kaum drum herum. Diese quasi "Feuerlöschaktionen" genießen automatisch eine hohe Priorität. Man sollte jedoch unbedingt vermeiden eigene Aufgaben so lange zu verschleppen, bis sie in den Quadrant A wandern. Ich rede hier von den Aufgaben, die ihr in der Hand habt. Mir ist bewusst, dass Aufgaben dieses Typs auch von außen heran getragen werden. Grundsätzlich ist das Problem dieser Aufgaben, dass sie zu einem die Selbstbestimmtheit bei der Arbeit rauben und sich in den Vordergrund drängen und zum anderen unter Zeitdruck oftmals nur suboptimale Ergebnisse produziert werden können. Fehler, Stress und Frustmomente sind nicht selten.

Feld B: Hier spielt die Musik! Diesem Feld werden (noch) nicht dringende jedoch wichtige Aufgaben zugeordnet. Mach dir Aufgaben dieses Typs bewusst und versuche sie mit hoher Priorität zu bearbeiten. Was sind das für Aufgaben? Du erkennst Aufgaben dieses Typs daran, dass ihre nicht-Bearbeitung keine unmittelbaren Folgen hat. Wenn die Aufgabe jedoch nie erledigt wird, drohen massive Konsequenzen. Typische Beispiele im privaten Umfeld sind schlechte Essgewohnheiten oder zu wenig Bewegung im Alltag: heute kein Problem - aber auf Dauer! Auch im Job haben wir immer wieder langfristige und wichtige Aufgaben (Siehe auch: Erfolgstipp 1: Abstimmung mit dem Chef). Mach Dir dies bewusst und diese Aufgaben zur Priorität.

Feld C: Tja, was machen wir denn nun: hier geht es um Aufgaben, die zwar dringend aber eigentlich unwichtig sind. Mein Tipp: Erliege nicht der Versuchung der direkten Bearbeitung. Nicht jede Email muss zeitnah gelesen und beantwortet werden. Nicht alle Meetings erfordern wirklich Deine Teilnahme. Nicht jeder Gefallen für andere muss noch heute erledigt werden.

Feld D: Hier wird es wieder einfacher: Aufgaben dieses Typs kannst Du schlicht sein lassen oder nur bei Zeitüberschuss, d.h. ohne Aufgaben in den anderen Bereichen A-C, erledigen. Aufgaben, welche weder wichtig noch dringend sind, verdienen nicht Deine Aufmerksamkeit. Kennt ihr beispielsweise die Redensart "einen FROG machen"?! Gemeint ist hier ein Fertigungs-Rundgang ohne Grund.. - lasst doch sowas bspw. einfach sein.

Mein Tipp an euch: Macht euch doch einmal eine Excelliste oder schnappt ein Notizblock und ordnet eure Aufgaben nach diesem Prinzip. Schon sich damit zu beschäftigen, schärft das Bewusstsein für wichtige Dinge. Wie man es effektiv schafft, mehr im Feld B zu arbeiten, können wir gern in einem separaten Post nochmal aufgreifen.

Was sagt ihr zu diesem Vorgehen? Ist euch die Methode bekannt? Erschient sie euch brauchbar? Euer Feedback ist wie immer willkommen!

Gruß
Thomas