Frage zu Dokumentenbezeichnung

Hallo Zusammen.
Nachdem ich nun lange nur stiller Mitleser war stelle ich heute auch mal eine Frage:
Nach welchem System benennt ihr eure Dokumente?

In meinem QM System, dessen Grundstruktur vor einigen Jahren von jemand anderem geschaffen wurde, sind Dokumente einem Normenkapitel der ISO 9001, bzw. 14001 zugeordnet.
z. B. "VA 8.6 Wareneingang"
Ich habe dies die letzten Jahre so fortgeführt. Bei einigen Dokumenten funktioniert das ganz gut, andere sind vielleicht nicht ganz so scharf abgegrenzt.
Dann gibt es aber außer dem Kern des ganzen noch Dokumente die einfach durchnummeriert sind (Betriebsanweisung BA 001), oder die Identnummer des Artikels tragen auf den sie sich beziehen (spezifische Arbeitsanweisung oder Prüfplan)

Bei Dokumenten unserer Kunden habe ich von keiner Erkennbaren ID, über einfache Durchnummerierung (Formblatt FO001...) bis hin zu komplexen Konstrukten (QMXXX--XXX-000000) verschiedene Ansätze gesehen.

Ich suche jetzt nicht nach der "perfekten" Lösung. Würde mich aber über ein paar Denkanstöße freuen.

Gruß
Markus

Guten Tag,

abhängig von der Größe des Unternehmens und der Menge an Dokumenten kann man natürlich unterschiedlich vorgehen.
Hier ein Vorschlag, der auch für größere Unternehmen noch hilfreich sein kann.

Zunächst sollte man bei Dokumenten zwischen Anforderungs- und Nachweisdokumenten differenzieren.
Bei den Anforderungsdokumenten könnte man zwischen
Verfahrensanweisungen VA mit einer generellen Beschreibung und
Arbeitsanweisung AA (z.B. arbeitsplatzbezogene Vorgaben vor Ort) unterscheiden.
Bei den Nachweisdokumenten ist das Formblatt Fbl ein typisches Beispiel.

Zur besseren Orientierung können alle Dokumente den jeweiligen Prozessen der Prozesslandschaft zugeordnet werden.
Die Prozesslandschaft kann in
Führungsprozesse (F1 bis Fx),
kundenorientierte Prozesse (KOP 1 bis KOP x) und
Unterstützungsprozesse (U1 bis Ux)
aufgeteilt sein.
Jedes Dokument kann dann in der Bezeichnung die Art (z.B. VA für Verfahrensanweisung, AA für Arbeitsanweisung oder Fbl für Formblatt),
die Prozesslandschaftszuordnung (z.B. F1 für ersten Führungsprozess) und zuletzt
eine laufende Nummer enthalten.

"VA-F1-005" wäre die 5. Verfahrensanweisung des Führungsprozesses F1

Mit dieser Nomenklatur kann der Nutzer einerseits eine Sortierung nach den Prozessen der Prozesslandschaft beim Suchen durchführen oder
bei der Anwendung eines Dokuments leichter die Zuordnung zum jeweiligen Prozess der Prozesslandschaft vornehmen.

Der Beitrag wurde von Sonntag bearbeitet: 21.11.2024, 13:57 Uhr

Hallo Herr Sonntag,

Danke für ihre Antwort. Dieses System bzw. ein ähnliches wäre ein gangbarer Weg für mich.