Notwendigkeit elektronischer Unterschriften, Notwendigkeit elektronischer Unterschriften bei automatisiertem Freiga

Hallo zusammen,

ich arbeite in einem mittelständischen Unternehmen und wir bereiten uns aktuell auf die ISO 9001-Zertifizierung vor. Dafür möchte ich unseren Dokumentenlenkungsprozess auf eine cloudbasierte Lösung mit SharePoint umstellen. Dabei sind mir einige Fragen aufgekommen, die ich selbst nicht beantworten kann.

Bisher haben wir unseren Freigabeprozess über Outlook abgewickelt und die Dokumente am Ende elektronisch unterschreiben lassen. Nun automatisieren wir unseren Freigabeprozess mit SharePoint und PowerApps. Es wird ein automatischer Workflow eingerichtet, um uns von Outlook zu befreien.

Meine Frage ist nun: Brauchen wir überhaupt noch elektronische Unterschriften? Wenn ich mit meinem eigenen Account ein Dokument genehmige und es nachvollziehbar ist, dass es mit meinem Account freigegeben wurde, brauche ich dann trotzdem noch eine Unterschrift? Stellt der automatisierte Workflow nicht sicher, wer das Dokument freigegeben hat?

Falls wir auf die Unterschriften verzichten können, werde ich unsere Vorlagen entsprechend anpassen und die Felder für die Unterschrift entfernen. Ich wäre sehr dankbar, wenn mir jemand weiterhelfen könnte.

Danke euch!

Hallo,
ich denke, hier wäre es zuerst am wichtigsten, die Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 hinsichtlich der Dokumentation zu lesen und zu verstehen(!). Das ist Kapitel 7.5 für Dokumentation wichtig. Gab es eine Schulung für euch zu diesem Thema oder generell 9001? Es ist auch die Frage, wie erfüllt ihr zum Beispiel 7.5.2 c)? Oder 7.5.3.2 ?
Es ist auch die Frage, was versteht ihr unter "elektronischer Unterschrift"???? Das Thema Unterschrift ist ja auch schon mal hier behandelt worden:
https://de.industryarena.com/simple-quality...ht--101992.html
Aufgrund der Beschreibung würde ich sagen, es könnte passen. ABER: ich kenne nicht genauen Abläufe, wie eure Dokumentenlenkung funktioniert und kann mir da schwierig was vorstellen. Solche Systeme muss man live sehen. Ihr müsst es halt auch gegenüber einen Auditor verteidigen, der vielleicht nicht so fit ist Richtung DMS.
So nutzt ihr ja PowerApps. Ist das in Verbindung mit KI? Hier wäre es auch zum Bespiel wichtig, dass alle Mitarbeiter Richtung Nutzung KI geschult werden, Stichwörter sind hier KI-Act und DSGVO. Und dann sind wird im gesetzlichen und behördlichen Bereich, welcher 8 x in der 9001 erwähnt ist.
Viele Grüße
Oliver

Hallo,

in ISO 9001:2015 ist keine elektronische/digitale Unterschrift/Signatur gefordert - auch ein Workflow zur Genehmigung ist dort nicht gefordert, im Gegensatz zur ISO 13485, die explizit eine Genehmigung fordert. Ganz allgemein muss ein QM-System nach ISO 9001 angemessen sein, d.h. wie Oliver schrieb muss man es vor einer Auditorin verteidigen können.

Zu Dokumente überprüfen und genehmigen mit Microsoft 365 gibt es Neuerungen von Microsoft: Teams ist nötig für Genehmigungen, falls Dokument-Genehmigungen angemessen sind. Tipp meinerseits ist vielmehr die Wiedervorlage mit Automate Flow zu machen - das funktioniert wirklich prima.

Einfach mal reinschauen SharePoint Qualitätsmanagementsystem Schritt-für-Schritt-Anleitung

Gruß Dennis Scherrer