Tipps und Know-how rund um Maschinenakte, Lebenslaufakte und Maschinentagebuch

Die Digitalisierung hat in etlichen Bereichen Spuren hinterlassen. Sie hat nicht nur dafür gesorgt, dass wir dank sozialer Netzwerke und des omnipräsenten Smartphones im privaten Umfeld nonstop mit Informationen überschüttet werden. Auch über die Industrie 4.0 ist ein regelrechter Informationstsunami eingebrochen – unfassbar viele Daten, Dokumente und Informationen müssen verwaltet werden. So auch im Anlagen- und Maschinenbau, wenn es beispielsweise um die Themen Produktdatenmanagement und Dokumentenmanagement bzw. digitale Dokumentenverwaltung geht.

Alle technischen Möglichkeiten werden genutzt, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten. Ziel ist nicht nur die digitale Abbildung des gesamten Produktlebenszyklus‘, sondern auch die Bereitstellung aller wichtigen Informationen für die richtigen Verantwortlichen. Gerade im Bereich der Instandhaltung  ist das entscheidend, um den reibungslosen Betrieb von Maschinen und Anlagen sicherzustellen. Vor diesem Hintergrund werden relevante Daten und Dokumente unter anderem in sogenannte Maschinenakten und Lebenslaufakten eingespeist und darin verwaltet. So weit, so gut. Stellt sich lediglich die Frage, worin der Unterschied zwischen den digitalen Akten besteht.

In einer digitalen Maschinenakte werden sämtliche Daten und Dokumente hinterlegt, die die grundlegenden Strukturen von Maschinen abbilden, etwa CAD-Modelle und technische Zeichnungen. Bei einer Maschinenakte handelt es sich also im weitesten Sinnen um ein digitales Verwaltungsinstrument für rein maschinenbezogene Informationen.

Früher oder später wird aus jeder Maschinenakte eine Lebenslaufakte – nämlich dann, wenn eine Maschine an den Kunden ausgeliefert und in Betrieb genommen wird. Ab diesem Zeitpunkt werden alle projektbezogenen Aktivitäten digital erfasst. Dazu gehören beispielsweise Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen sowie Informationen über Wartungen und Reparaturen.

Wer ein Tagebuch führt, weiß, wie nützlich die Einträge sein können. Man notiert, was man den Tag über gemacht hat, vermerkt, ob etwas Besonderes passiert ist, und vieles mehr. Ein Tagebuch hilft dabei, sich zu einem späteren Zeitpunkt an bestimmte Ereignisse zu erinnern, diese Revue passieren zu lassen und seine Lehren für die Zukunft daraus zu ziehen. Außerdem bringt es Struktur in den Alltag.

Genauso verhält es sich mit einem Maschinentagebuch. Ob Schadensfälle, Reparaturen oder Stillstände – alle Vorkommnisse eines Tages werden chronologisch protokolliert und können von Mitarbeitern sogar in Echtzeit aktualisiert werden. Ein Maschinentagebuch ist also eine Art von digitaler Scheckheftpflege für die Instandhaltung.
 

Hand aufs Herz, wir haben doch alle schon mal folgendes Szenario erlebt: Auf der Suche nach einem wichtigen Dokument, das irgendwo in den Weiten des digitalen Netzwerkes abgelegt wurde, sind wir endlich fündig geworden – große Erleichterung. Doch dann stellt sich bei genauerer Betrachtung heraus: Das Dokument enthält falsche Angaben, ist nicht auf dem aktuellen Stand der Dinge und zu guter Letzt sind die Informationen für unseren Verantwortungsbereich absolut irrelevant – ein Alptraum.Da wünscht man sich dringend mehr Qualitätsmanagement in der digitalen Dokumentenverwaltung, oder?

Genau deshalb gibt es die DIN ISO 9001.Sie fordert vor dem Hintergrund der Transparenz und des Qualitätsmanagements, dass richtige Informationen zum richtigen Zeitpunkt dem richtigen Verantwortlichen zur Verfügung stehen müssen. Daten und Dokumente müssen laut DIN ISO 9001 also nicht nur inhaltlich stets korrekt sein, sondern auch den für sie zuständigen Ansprechpartner erreichen – sie müssen also gelenkt werden. Deshalb ist von der sogenannten Dokumentenlenkung die Rede.

Ein Beispiel dafür, wie Dokumentenlenkung in der Praxis aussieht: An einer Maschine ist ein Problem aufgetreten, ein Service-Techniker soll sich darum kümmern. Was muss er beispielsweise wissen?

• Um welche Maschine handelt es sich?
• Was für ein Problem ist aufgetreten?
• Wann ist es aufgetreten?
• Hat sich schon jemand um die Behebung des Problems gekümmert?
• Ist das Problem schon mal aufgetreten?
• Wenn ja, was war die Ursache und wie wurde das Problem damals behoben?

All diese Informationen müssen dem verantwortlichen Service-Techniker in nachvollziehbarer dokumentierter Form vorliegen, damit die Voraussetzungen für eine schnelle Instandhaltung gegeben sind, um einen längeren Maschinenstillstand – und damit Maschinenstillstandkosten – zu vermeiden. Hat er seinen Job erledigt und die Maschine wieder zum Laufen gebracht, kann der Techniker alles digital festhalten, sodass das entsprechende Dokument allen anderen Berechtigten in aktualisierter Form vorliegt – ein Beitrag zur vollständigen digitalen Dokumentation des Produktlebenszyklus‘.  

Maschinenbezogene und projektbezogenen Daten kommen oft aus unterschiedlichen Systemen, die nicht die gleiche Sprache sprechen. Doch für die strukturierte Abbildung und Dokumentation aller Informationen ist eine einheitliche Datenbasis erforderlich. Das heißt, dass herstellerunabhängige Lösungen gefragt sind, die beides zusammenbringen und als zentrale Plattform funktionieren, auf die jederzeit zugegriffen werden kann. Das ist die Voraussetzung, um sämtliche Prozesse lückenlos zu dokumentieren, zu koordinieren und zu optimieren. WERKBLiQ hat dafür eine passende Lösung entwickelt, mit der alle Maschinendaten und -dokumente zentral verwaltet und gleichzeitig alle Tätigkeiten an der Maschine dokumentiert werden können – das WERKBLiQ Maschinentagebuch.

Ob Stammdatenpflege, Schichtübergaben oder Wartungsprotokolle – WERKBLiQ stellt mit seinem digitalen Maschinentagebuch eine herstellerunabhängige Lösung bereit, mit der Maschinenbetreiber sämtliche Prozesse sauber dokumentieren und verwalten können.Eine lückenlose Maschinen-Historie und ganzheitliches Instandhaltungsmanagement werden dabei gewährleistet.

• Herstellerunabhängige Lösung
• Zentrale Plattform zur Dokumentation und Verwaltung aller Instandhaltungsprozesse
• Immer und überall abrufbar, unabhängig vom Device
• Jederzeit aktuelle Daten
• Einfache Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Rollen