Digitalisierung muss
den Mittelstand durchziehen

Die Sicherung und Archivierung von Daten kann entscheidend dazu beitragen, ob ein Unternehmen zukunftsfähig ist. Die Implementierung neuer Technologien ist gerade in hochkomplexen Umgebungen des Maschinen- und Anlagenbaus vielschichtig und zeitintensiv, so dass Unternehmen deren Potenziale häufig noch nicht ausschöpfen.

Im Maschinen- und Anlagenbau oder in anderen technisch geprägten Branchen entstehen beispielsweise innerhalb aller Kernanwendungen Dokumente, die bislang getrennt verwaltet werden wie im CAD-Umfeld, in PDM-Systemen, im kaufmännischen Bereich mittels ERP-Einsatz oder Daten der Fertigung in PPS-Systemen. Dies hemmt eine abteilungsübergreifende, durchgängige Arbeit mit produktrelevanten Daten und Dokumenten.

Erschwerend kommt hinzu, dass Informationsflüsse zudem zeitgleich organisiert und strukturiert werden müssen. Hierzu gehört auch, Dokumente und Daten professionell zu verwalten – eine der wichtigsten Anforderungen in produzierenden Unternehmen und zugleich auch eine der größten Herausforderungen.

Es geht nicht nur um die Ablage in Strukturen, sondern darauf aufbauend um die Unterstützung im Prozessmanagement sowie um die Integration aller vorhandenen Systeme mit ihren Daten und Dokumenten. Dokumenten-Management- bzw. Enterprise-Content-Management-Systeme (DMS/ECMS) können den hohen Komplexitätsgrad im Maschinen- und Anlagenbau abdecken: Sie unterstützen dabei, Informationsflüsse zu beschleunigen, Unternehmensprozesse zu verschlanken und große Mengen an Dokumenten zu organisieren.

Produktinformationen können entsprechend dem Produktaufbau strukturiert werden. Des Weiteren lässt sich eine sachgerechte Dokumentenlenkung für die typischen Arbeitsabläufe abbilden. Der Weg führt fort von der am Dateisystem orientierten Ordnerstruktur hin zur dynamischen Sicht auf eine gemeinsame Datenbasis. Jedes Dokument wird im System nur einmal mit bestimmten Informationen hinterlegt und in Strukturen mit einem logischen Zusammenhang verknüpft.

Unabhängig davon wird darauf eine dynamische Sicht auf die Ordnerstruktur gebaut. Denn nur bei einer effizienten Ablage der mit den Geschäftsprozessen verknüpften Informationen, Daten und Dokumente, können die Nutzeneffekte moderner Informationsverarbeitungswerkzeuge ausgeschöpft werden.

Ein Hindernis für viele befragte Unternehmen ist die Nutzung von DMS in der Cloud. Hierzu liefert die Studie ein sehr interessantes Ergebnis: Mehr als die Hälfte aller Befragten, die bereits ein DMS im Einsatz haben, gaben an, Sicherheitsbedenken zu haben. 39 Prozent fehlt das Vertrauen in die Marktreife der Produkte. 30 Prozent möchten keinen Server außer Haus nutzen, was mit anderen Worten heißt, dass sie ihre Daten nicht irgendwo extern speichern wollen. Zwölf Prozent gaben dafür datenschutzrechtliche Hindernisse als Grund an, dicht gefolgt von der Befürchtung, sich vom Anbieter abhängig zu machen.

Diese Sorgen können entkräftet werden. Cloud-Lösungen bergen keine Gefahr, sofern die Server in Deutschland oder der EU stehen, denn bei der Datenspeicherung werden die für deutsche Unternehmen bindenden Datenschutzvorschriften eingehalten. Viele Software-Hersteller bieten Module von DMS bereits in der Cloud an, was vor allem für den Mittelstand interessant ist, wo (Personal-) Ressourcen für den IT-Betrieb besonders knapp bemessen sind.

Bei den Teilnehmern, die bereits ein DMS nutzen, schätzen 58 Prozent insbesondere den schnellen Zugriff auf Informationen, 39 Prozent die ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit, dicht gefolgt von der besseren Qualität der Informationen mit 38 Prozent. Die Sicherheit von Daten-/Informationsverlust gaben 35 Prozent als wertvollen Faktor an. Die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren waren für 32 Prozent, die Senkung von Aufwand und Kosten für 31 Prozent sowie die verbesserte Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien für 29 Prozent entscheidend.

65 Prozent der Befragten, die kein DMS einsetzen, sind überzeugt davon, langfristig nicht ohne DMS auszukommen. Hier wird insbesondere eine Zeitersparnis für Archivierung und Suche nach Dokumenten und Informationen als Vorteil gesehen. 25 Prozent der Befragten sind bereit, 20 000 € für die Einführung eines DMS-Systems zu investieren. Mehr als 100 000 € würden jedoch nur sieben Prozent der Befragten investieren.

DMS erleichtern den Verwaltungsaufwand massiv. Das haben zahlreichen Projekte über mehrere Jahre erwiesen. Die Studie bestätigt die Erfahrung unterschiedlicher Projekte. Viele mittelständische Unternehmen, gerade aus der Industrie, wollen und brauchen DMS, es fehlt ihnen aber an Ressourcen für umfangreiche Analysephasen. Das DMS-Zentrum unterstützt Unternehmen mit erprobten Vorgehensweisen und bewährten Methoden dabei, DMS in Unternehmen passgenau auszuwählen und einzuführen.