Suchmaschine hilft gegen
das Versinken im Datenmüll

„Sonst werden die Mitarbeiter im Datenmüll ersticken“, betont Irja Wichert, Expertin für Information Intelligence von Dassault Systèmes. Konstrukteure generieren nicht nur Informationen. Sie müssen auch ständig nach diesen suchen. Zeit sparen sie dabei, wenn sie auf ausgefeilte Suchanwendungen setzen.

Studien haben laut SAP.info ergeben, dass Unternehmen, die ihre Entscheidungen auf Daten stützen, Produktivitätssteigerungen erzielen, die um fünf Prozent höher liegen als bei anderen Faktoren. Und laut Marktforscher Kelton Research gaben 39 Prozent der befragten deutschen Vorstände und IT-Entscheider an, wegen fehlerhafter oder mangelnder Daten schon einmal eine falsche Entscheidung getroffen zu haben. 42 Prozent der Befragten machten sich zudem Sorgen, die Datenmengen nicht mehr bewältigen zu können.

Was macht Enterprise-Suchmaschinen für Unternehmen und speziell für Konstrukteure so interessant? Um diese Frage zu beantworten, lohnt sich zunächst ein Blick auf die Konsequenzen, die das massive Datenwachstum für Unternehmen hat. Die Marktforscher von IDC schätzen, dass sich alle 18 Monate das weltweite Datenvolumen verdoppelt. Laut der von EMC, einem Speicherhersteller, gesponserten IDC-Studie Digital Universe wurde 2011 die 1,8-Zettabyte-Marke erreicht. Das sind 1,8 Billionen Gigabyte, die allein in diesem Jahr neu erzeugt wurden oder durch Kopieren von Daten entstanden sind. Und noch eine Zahl verdeutlicht die rasant steigende Datenmenge: 90 Prozent des globalen Datenbestands kamen allein 2010 und 2011 zusammen.

Neben der Menge der anfallenden Informationen nimmt auch die Zahl der Datenquellen zu. So produzieren Social Networks, Sensoren oder mobile Endgeräte eine Vielzahl an Daten. Laut einem Artikel im CIO vom März sorgt allein Twitter pro Tag für mindestens acht Terabyte an Daten. Tendenz steigend. Laut Dassault Systèmes, einem der weltweit umsatzstärksten Anbieter von 3D- und Product-Lifecycle-Management-Lösungen (PLM), müssen sich Unternehmen schnell darauf einstellen, zig-mal mehr Informationen zu verwalten, als sie es heute tun. Mit dem steigenden Datenbestand wächst in den Unternehmen auch die Zahl derer, die diese nutzen wollen – oder müssen. Und zwar in Echtzeit.

Bereits heute werden Wichert zufolge durchschnittlich zehn Stunden pro Woche für die Informationssuche investiert. „Viel Zeit wird leider nach wie vor damit verplempert, das Rad permanent neu zu erfinden“, so beschreibt Wichert den Alltag in vielen Unternehmen. Denn genau die Informationen, die man sucht oder gerade neu verarbeitet, liegen erfahrungsgemäß bereits irgendwo im Unternehmen vor – und zwar so, dass sie sogar direkt verwendet werden könnten.

Datengestützte Entscheidungen

Auch Konstrukteure verwenden viel Zeit darauf, Informationen zu suchen. In der Promotionsschrift „Konzept zur Unterstützung der Informationssuche im Konstruktionsprozess“ aus dem Jahr 2007 schreibt Sven Düsselmann: Die Haupttätigkeiten des Konstrukteurs lassen sich abstrahiert am besten in die Suche nach und in die Erstellung von Informationen differenzieren.

59 Prozent der Arbeitszeit entfallen dabei, so Düsselmann, der sich auf Erhebungen im Rahmen des von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) geförderten Projekts „Entwicklung konstruktionsaufgabenorientierter Konstruktionssysteme“ bezieht, auf das Suchen nach Informationen. Abhängig von der Branche beziehungsweise dem Entwicklungsprozess kann dieser Wert laut Düsselmann auch 70 Prozent betragen. In der Regel durchforsten sie verschiedene Datenquellen und Ablagesysteme: PLM-Systeme, SharePoint und Fileserver, unternehmensspezifische Anwendungen und Ablagespeicher, ERP-Systeme und sogar E-Mail-Systeme und -Archive. Die Suchtechnologie Exalead von Dassault Systèmes hilft laut Wichert, den zeitlichen Aufwand zu reduzieren.

Pfadfinder durch den Datendschungel

Die IDC-Analysten gehen davon aus, dass etwa 80 Prozent der in Firmen anfallenden Informationen sogenannte unstrukturierte Daten sind – darunter E-Mails, Dokumente, Präsentationen oder Videos. Mit der Suchtechnologie Exalead lassen sich die in unterschiedlichen Datensilos gespeicherten Informationen schnell finden. Sowohl interne als auch externe Quellen werden auf mehr als 320 Dateiformate hin durchsucht. Dank Konnektoren zu zahlreichen Enterprise-Software-Lösungen werden so die maßgeblichen Datei-Speicher wie oben beschrieben einbezogen. Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit, kombiniert und damit gleichzeitig im Web, in Unternehmensanwendungen und auf dem Desktop zu suchen.

Ein weiterer Vorteil spricht laut Wichert für eine Unternehmenssuchmaschine. Denn anders als Google und andere Suchmaschinen bieten diese dem Unternehmen die Möglichkeit, über Rechtevergaben Datenschutzbestimmungen einzuhalten. So erhält beispielsweise nur genau der Konstrukteur Suchergebnisse zu laufenden Patentanmeldungen, der von der Unternehmensleitung dafür autorisiert ist.

Mit Exalead muss eine Suche auch nicht zwingend angestoßen werden. „Die Mitarbeiter erhalten bei der Eingabe von bestimmten Begriffen wie Firmennamen oder Projektbezeichnungen in eine Word- oder Powerpoint-Datei sofort eine Auflistung von sämtlichen Informationen aller Art, die in Zusammenhang mit diesen Schlüsselbegriffen stehen“, erklärt Wichert. Dabei werden die Suchergebnisse visualisiert und damit sehr übersichtlich dargestellt. Außerdem erscheinen die Ergebnisse innerhalb eines Kontextes, so dass die Suche nochmals verfeinert werden kann.

Exalead ist laut Wichert natürlich kein Ersatz für „die menschliche Fähigkeit, aus Datenmengen Informationen zu ziehen.“ Aber sie wird zu einer notwendigen Voraussetzung, um die relevanten Daten in der Datenflut überhaupt noch zu finden.