Was bedeutet Revisionssicherheit?

Der Begriff der Revisionssicherheit ist gesetzlich nicht verankert und bezieht sich auf die Überprüfbarkeit des eingesetzten Verfahrens. Die Anforderungen dafür sind in §§ 146, 147 AO, §§ 239, 257 HGB sowie der GoBD beschrieben und beinhalten im Wesentlichen:

• Aufbewahrung der Daten mit Schutz gegen unzulässige Manipulation

• Sicherstellung der Reproduktionsfähigkeit über die Dauer der Aufbewahrungsfrist

• Dokumentation der Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens zur Herstellung der Prüfbarkeit für Dritte

Wer ist für die Einhaltung verantwortlich?

Revisionssicherheit beschränkt sich nicht nur auf die verwendete Software, sondern beinhaltet das gesamte Verfahren der Archivierung. Jeder Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass vorhandene Techniken in seinem Betrieb korrekt im Sinne der Revisionssicherheit eingesetzt werden.

Hierzu müssen alle Prozesse und Verfahren in der Verfahrensdokumentation festgelegt werden. Diese ist erforderlich, um die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit zu erfüllen.

Mit IN-FORM FLEX profitieren Sie von:

• Revisionssicherheit: Dokumente digital ablegen und aufbewahren

• Intuitive Bedienung mit wenigen Mausklicks

• Vorschau von PDF-Dokumenten und Bilddateien

• Volltextsuche innerhalb abgelegter Dokumente (OCR-Erkennung), um z.B. den Lieferschein mit der Zeugnis-Nummer 0345013501 zu finden.

• Schutz bestimmter Dokumente vor unberechtigtem Zugriff z.B. auf hinterlegte Arbeitsverträge bei Mitarbeitern.

• Beschriften von digitalisierten Dokumenten (Stempelfunktion)

• Gescannte Dokumente per E-Mail versenden

• Digitaler Prüflauf von Eingangsrechnungen (erfassen, prüfen, freigeben, bezahlen...)

• Empfehlung für Scanner von IN-Software

• Einrichtung und Schulung durch IN-Software

• u. v. m

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.