Agiles Arbeiten in der Instandhaltung

Die Digitalisierung und Globalisierung haben dazu geführt, dass sich die Arbeitswelt im strukturellen Wandel befindet. Das ist an sich nichts Schlechtes. Schließlich können Veränderungen Chancen für die Zukunft eröffnen. Sie bringen aber auch neue Herausforderungen mit sich. Wollte man Letztere in einem einzigen Wort zusammenfassen, dann wäre wohl folgendes Buzzword treffend: VUCA.

VUCA ist ein Akronym und steht für Volatility (Volatilität), Uncertainty (Unsicherheit), Complexity (Komplexität) und Ambiguity (Ambiguität). In diesen vier speziellen Bereichen werden heute die großen Herausforderungen der sich wandelnden Arbeitswelt verortet und definiert.

Mit dem Begriff der Volatilität wird umschrieben, dass sich heutige Märkte und Rahmenbedingungen immer häufiger und schneller verändern. Gerade das führt dazu, dass Unternehmen oft mit einem Wissensdefizit zu kämpfen haben, wenn es um die Planung etwaiger Geschäftsangelegenheiten geht – Unsicherheit entsteht. Darüber hinaus steigt aufgrund der zunehmenden Vernetzung und Verknüpfung von Prozessen und Sachverhalten der Grad der Komplexität. Zusammenhänge lassen sich kaum noch durchschauen und Informationen können mehrdeutig interpretiert werden. Das führt dazu, dass Ambiguität die Entscheidungsfindung deutlich erschwert.

Zusammenfassend lässt sich also sagen: In Situationen, in denen Handlungsbedarf besteht, sind starre Lösungen nach festen Regeln kaum das richtige Mittel der Wahl, wenn es darum geht, diesen ineinandergreifenden und vor allem dynamischen Herausforderungen gerecht zu werden. Unternehmen müssen vielmehr flexibel auf sich wandelnde Bedingungen reagieren, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Vor diesem Hintergrund sind also adäquate Lösungen beziehungsweise Strategien gefragt. Eine davon: Agilität. Schließlich kann flexibles Handeln oft als passende Reaktion auf sich rasch verändernde Umstände verstanden werden.  

Die Arbeitswelt ist insgesamt schneller und komplexer geworden, so viel steht fest. Das macht sich in etwaigen Unternehmensbereichen bemerkbar, sodass agiles Arbeiten im Allgemeinen als passende Lösung für dynamische Herausforderungen erscheint. So werden vermehrt agile Methoden wie etwa SCRUM in den Arbeitsalltag integriert, beispielsweise im Bereich der Produktentwicklung. Aber was bedeutet agiles Arbeiten eigentlich genau? Einfach gesprochen bedeutet es Folgendes: Wenn sich Rahmenbedingungen von einer Sekunde auf die nächste ändern, muss man jederzeit flexibel in der Lage sein, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um den neuen Umständen gerecht zu werden und in jeder Hinsicht effizient zu handeln. Klingt einfach, oder? Doch welche Herausforderungen damit verbunden sind, macht gerade der Bereich der Instandhaltung mehr als deutlich.

Es genügt, sich den Arbeitsalltag in der Instandhaltung vorzustellen, um zu erahnen, was es bedeutet, immer wieder aufs Neue mit Unsicherheiten, Komplexität und Ambiguität konfrontiert zu sein und flexibel adäquate Maßnahmen ergreifen zu müssen. Nehmen wir an, es kommt urplötzlich zu einem Störfall an einer Maschine, der schleunigst behoben werden muss. Was bedeutet das für die Instandhaltungsabteilung? Nicht immer hat ein Störfall an einer Anlage oder Maschine die gleiche Ursache und Wirkung. Nicht immer hat jeder Mitarbeitende mit freien Kapazitäten auch die erforderliche Erfahrung im Umgang mit einem ganz speziellen Problem. Nicht immer sind alle notwendigen Informationen und Ersatzteile zur Problembehebung vorhanden. Deshalb treffen Instandhalter oft auf neue Herausforderungen, die dennoch passende, schnelle und vor allem effiziente Lösungen verlangen – ein Höchstmaß an flexiblem Handeln ist also gefordert. Allein vor diesem Hintergrund wird deutlich, wie wichtig agiles Arbeiten in der Instandhaltung ist, damit selbst im Fall von unvorhergesehenen Störfällen jederzeit reibungslose Produktionsprozesse sichergestellt werden können.

Dabei lautet eine der entscheidenden Fragen: Verfügt ein Unternehmen über die notwendigen Strukturen, die eine agile Arbeitsorganisation in der Instandhaltung ermöglichen beziehungsweise fördern? Oft ist das nur eingeschränkt der Fall, unter anderem aufgrund der fehlenden Digitalisierung und damit einhergehenden Problemen. Ein Beispiel: die papierbasierte Dokumentation. Diese erschwert in unterschiedlichsten Zusammenhängen das Auffinden notwendiger Informationen, wodurch Instandhaltungsprozesse ins Stocken geraten können. Das kann etwa im Rahmen des Ersatzteilmanagements zum Problem werden, wenn es durch fehlende oder lückenhafte Dokumente zum ineffizienten Informationsfluss mit externen Dienstleistern kommt und Bestellprozesse verzögert werden. Auch wichtige Erfahrungswerte hinsichtlich der effizienten Instandhaltung von Anlagen und Maschinen können verloren gehen, wenn beispielsweise Wartungsprotokolle nicht in standardisierter Form digital gepflegt werden und jederzeit für jedermann abrufbar sind. Ebenso kann die fehlende Digitalisierung eine optimale Ressourcen- und Einsatzplanung erschweren. Das kann beispielsweise dann passieren, wenn Verantwortlichkeiten nicht eindeutig definiert sind und die Zuweisung von Aufträgen zur Behebung von akuten Störfällen nur schleppend verläuft. All das sind Beispiele dafür, wie durch einen geringen Digitalisierungsgrad das agile Arbeiten in der Instandhaltung gehemmt wird. Doch es gibt Lösungen, die agile Prozesse auf einfache Weise ermöglichen, wodurch die gesamte Organisation der Instandhaltung optimiert und wirtschaftlich gestaltet werden kann.

Die Instandhaltungssoftware von WERKBLiQ bietet in Form von zahlreichen Tools passende Lösungen für die Herausforderungen von VUCA.

Verändern sich Rahmenbedingungen – etwa gesetzliche Vorschriften in Bezug auf die Instandhaltung von Anlagen und Maschinen – können entsprechend wichtige Informationen auf einer zentralen Plattform digital hinterlegt werden. Durch Vernetzung und Transparenz wird also das Problem der Volatilität im Zaum gehalten.

Darüber hinaus hilft die lückenlose und historische Dokumentation von vergangenen Störfällen, Unsicherheiten bei der künftigen Instandhaltung von Maschinen auf ein Minimum zu reduzieren und Lerneffekte zu erzielen. Auch die eindeutige Zuweisung von Instandhaltungsaufgaben über ein digitales Ticketsystems eliminiert Unklarheiten darüber, wer für welche Reparatur verantwortlich ist.

Ferner können beispielsweise Schichtübergaben auf digitalem Weg mit den richtigen Personen und auf Grundlage aller erforderlichen Dokumente vorgenommen werden. So lassen sich komplexe Abstimmungsschleifen und Informationsdefizite durch Kommunikation und Partizipation vermeiden.

Nicht zuletzt sind in akuten Fällen oft ein schnelles Handeln und ein transparenter Informationsfluss erforderlich, etwa dann, wenn umgehend Ersatzteile für Maschinen bestellt werden müssen. Unser Bestellmanager übermittelt automatisch alle relevanten Maschinendetails und Ersatzteilfotos an den Lieferanten, sodass dieser genau weiß, welche Ersatzteile benötigt werden oder welcher Servicemitarbeiter die geeigneten Fähigkeiten für die Wartung besitzt. Der digitale Bestellprozess verläuft also transparent, effizient und vor allem schnell – agiles Bestellmanagement by WERKBLiQ.

Das waren nur einige Beispiele dafür, wie sich mit der Software von WERKBLiQ die gesamte Instandhaltungsorganisation optimieren lässt. Vereinbaren Sie einfach einen Termin für Ihre persönliche Webdemo und überzeugen Sie sich von zahlreichen weiteren Vorteilen.